Lo que nadie te cuenta de automatizar una correduría

Automatizar una correduría no consiste simplemente en conectar una herramienta y dejar que haga el trabajo.

Antes hay que ordenar procesos, definir criterios, estructurar información y, sobre todo, conseguir que las personas que van a trabajar con esa tecnología entiendan qué cambia en su día a día.

Pero esto no lo decimos nosotros. Se lo hemos preguntado a Samuel Clavijo, de Cohebu, y a Lidia González, de Asegura-Te, que ya han vivido ese proceso de primera mano.

Su experiencia deja una conclusión clara: la automatización puede reducir una parte significativa del trabajo, pero su verdadero impacto aparece cuando permite a los profesionales dedicarse a lo que realmente requiere conocimiento, criterio y relación con el cliente.

👉 Ver el testimonio completo de Lidia González

¿Por qué hay que ordenar los procesos antes de automatizar una correduría?

Porque no se puede automatizar un proceso que nadie tiene claro cómo funciona. Es uno de los primeros aprendizajes, y puede parecer obvio, pero no siempre lo es.

En muchas corredurías, los procesos evolucionan durante los años en función de la experiencia de las personas. Cada gestor sabe qué revisar, a quién escribir, qué información pedir o cómo actuar ante determinadas situaciones.

Mientras el proceso depende de una persona, esa experiencia puede ser suficiente. Cuando quieres automatizarlo, necesitas convertir parte de ese conocimiento en criterios, pasos y reglas.

“La automatización nos obligó a revisar y documentar procesos que hasta entonces dependían mucho de la experiencia de cada gestor.” Samuel Clavijo, Cohebu

Automatizar requiere detectar, cuestionar y definir procesos y criterios entre las personas del equipo. Quizá el primer beneficio no sea automatizar una tarea, sino entender mejor cómo funciona esa tarea.

¿Qué tareas de una correduría se pueden automatizar?

Las que consumen tiempo sin requerir necesariamente el conocimiento de un profesional. La pregunta no es qué puede hacer la tecnología, sino en qué estamos usando tiempo de profesionales que no necesitan intervenir.

Revisar y clasificar documentación, actualizar expedientes, enviar comunicaciones estándar, hacer seguimientos o responder una y otra vez a consultas sobre el estado de un trámite son algunos ejemplos.

En Cohebu, precisamente, parte del trabajo que consumía más tiempo estaba en ese tipo de tareas:

“La recepción de documentación, la apertura de expedientes, el seguimiento de incidencias y las comunicaciones con asegurados y compañías consumían una gran cantidad de tiempo administrativo.” Samuel Clavijo, Cohebu

¿En qué tareas estamos utilizando tiempo de profesionales que no necesitan realmente intervenir?

La respuesta será diferente para cada correduría, pero identificarlo puede ser un buen punto de partida antes de automatizar.

¿Cómo cambia el trabajo del equipo al automatizar una correduría?

Automatizar no significa eliminar trabajo. Significa cambiarlo. El objetivo no es que el equipo tenga menos trabajo, sino que pueda dedicar su tiempo a tareas donde su experiencia realmente aporta valor.

En la experiencia de Samuel, eso significó poder dedicar más tiempo a analizar coberturas, negociar con compañías, asesorar a los clientes y gestionar expedientes complejos.

En definitiva, la automatización cobra sentido cuando cambia la composición del trabajo: menos tareas administrativas y más espacio para el criterio profesional, la toma de decisiones y la relación con el cliente.

En el caso de Lidia, ese cambio se traduce en algo muy concreto: tener una visión más clara de lo que está ocurriendo y, sobre todo, recuperar tiempo para tareas que antes quedaban relegadas.

“Me voy y digo a ver qué es lo que tengo pendiente, qué está en gestión, qué me está diciendo Wilfredo que ya está finalizado. Me va a permitir ofertar otras cosas que antes no podía hacerlo porque siempre iba corriendo.” Lidia González, Asegura-Te

Wilfredo es el asistente de inteligencia artificial de Foliume.

¿Qué trabajo de una correduría sigue necesitando personas?

Interpretar una cobertura, valorar una situación compleja, defender los intereses de un asegurado frente a una compañía o decidir cómo actuar ante circunstancias excepcionales son tareas donde la experiencia profesional sigue siendo fundamental.

“Una máquina no tiene empatía real, que es lo que te hace acercar más al asegurado y crear un vínculo mayor.” Samuel Clavijo, Cohebu

Esto no significa que la tecnología no pueda intervenir en la comunicación. Pero una automatización bien planteada no debería buscar eliminar la relación humana. Debería liberar tiempo para que esa relación pueda ser más valiosa.

Y la experiencia de Lidia añade otra capa importante: aunque una parte del trabajo esté automatizada, el criterio profesional sigue siendo necesario para revisar lo que ocurre.

“Hay que auditar obviamente, hay fallos, hay errores a veces.” Lidia González, Asegura-Te

¿Qué problemas aparecen al automatizar una correduría?

Las cosas que no funcionan perfectamente desde el principio. Es la parte de estos proyectos de la que se habla menos.

La velocidad de respuesta de determinados asistentes, la asignación automática de incidencias, la distribución de la carga de trabajo o la capacidad de distinguir entre comunicaciones que requieren una acción y aquellas que no.

Incluso puede ocurrir que un expediente vuelva a generar una tarea cuando debería permanecer parado porque se está esperando documentación del cliente o una respuesta de la aseguradora.

Por eso, revisar y corregir lo que ocurre en el día a día también forma parte de la automatización. Lidia lo resume de forma muy clara:

“Para que funcione perfecto tenemos que reportar. Tiene que haber ese feedback.” Lidia González, Asegura-Te

Son problemas concretos, pero dejan un aprendizaje más general: automatizar no es instalar una solución y dar el proceso por terminado.

Los procesos reales tienen excepciones, casos particulares y situaciones que no siempre pueden anticiparse. Por eso, cualquier proyecto de automatización debería contemplar también una fase continua de revisión y mejora.

¿Por qué puede fracasar la automatización en una correduría?

Por la adopción. Hay una última cuestión que quizá tenga menos que ver con la tecnología que con las personas.

Si el equipo percibe la automatización como una herramienta de control o supervisión constante, puede generar desconfianza y rechazo. Por eso, preparar al equipo, explicar qué cambia y qué no, e implicarlo desde el principio es tan importante como definir los procesos que se quieren automatizar.

Samuel lo comprobó durante la implantación y señala algo que haría diferente si pudiera volver al inicio:

“Implantarlo de forma que no vean el riesgo de estar supervisado constantemente. Esto crea una desconfianza en el programa ocasionando rechazo completo.” Samuel Clavijo, Cohebu

Para una correduría que está valorando automatizar, el aprendizaje es claro: la adopción no ocurre después de implementar la tecnología. Forma parte del proyecto desde el principio.

Entonces, ¿merece la pena automatizar una correduría?

No hay una respuesta universal. Pero la experiencia de quienes ya lo han hecho permite plantear mejor la pregunta.

Quizá no se trate de decidir si una correduría debe automatizar “todo” o “nada”, sino de identificar dónde la automatización puede liberar tiempo sin eliminar el valor que aporta el profesional.

Qué tareas son repetitivas. Qué procesos están suficientemente definidos. Dónde existen cuellos de botella. Qué información está dispersa. Qué parte del trabajo requiere realmente criterio humano.

Y también, como muestra la experiencia de Lidia, qué puede hacer el equipo con ese tiempo una vez que lo recupera.

A partir de ahí, la tecnología puede hacer el resto.

Porque automatizar una correduría no consiste en conseguir que las personas hagan menos.

Consiste en conseguir que dediquen menos tiempo a aquello que una tecnología puede hacer por ellas y más a aquello en lo que su experiencia realmente marca la diferencia.