Cuánto cuesta automatizar una correduría: de qué depende y cómo saber si compensa

Si estás pensando en automatizar parte del trabajo de tu correduría, tarde o temprano llega la pregunta: ¿cuánto me va a costar? Y casi siempre la respuesta es la misma: depende.

Es una respuesta frustrante, pero tiene sentido. Automatizar las renovaciones de una correduría de cinco personas no se parece en nada a automatizar la atención al cliente de una red con varias oficinas. Lo útil es saber de qué depende y cómo calcular si te compensa.

El coste de automatizar una correduría depende de cinco factores: qué procesos quieres automatizar, el volumen de trabajo, las integraciones con tu ERP y las compañías, la puesta en marcha y la formación del equipo. Más que el precio en sí, lo que importa es compararlo con el tiempo que libera: si una herramienta ahorra más horas de las que cuesta, compensa.

Te contamos cómo hacer la cuenta.

¿De qué depende el coste de automatizar una correduría?

Por eso dos corredurías del mismo tamaño pueden recibir presupuestos muy distintos para "automatizar". La primera pregunta no es cuánto cuesta, sino qué quieres automatizar primero.

¿Qué procesos conviene automatizar primero?

Los que cumplen tres condiciones: se repiten mucho, siguen siempre los mismos pasos y no requieren criterio del corredor. En la mayoría de las corredurías, son estos:

• Renovaciones y re-tarificación de la cartera. Te lo contamos en qué es un multitarificador.
• Cotizaciones a partir de una póliza, una matrícula o un PDF.
• Consultas repetitivas de clientes: duplicados, recibos, estado de una gestión.
• Descarga de pólizas y recibos de las compañías, mediante EIAC o CIMA.

Lo que conviene dejar en manos del equipo es el asesoramiento: recomendar coberturas, negociar con la compañía o retener a un cliente que se quiere ir.

¿Qué modelos de precio hay?

Los proveedores de software para corredurías suelen combinar varios de estos modelos:

• Cuota mensual o anual fija, normalmente por tramos según el tamaño de la correduría.
• Por usuario: pagas según cuántas personas del equipo usan la herramienta.
• Por operación o por uso: pagas según el número de cotizaciones, renovaciones o conversaciones.
• Puesta en marcha: un pago inicial por la configuración y las integraciones, que algunos proveedores incluyen y otros cobran aparte.

Ninguno es mejor que otro. El modelo por uso encaja si tu volumen varía mucho a lo largo del año. La cuota fija, si buscas un coste previsible.

¿Qué costes no aparecen en el presupuesto?

Son los que más sorprenden después:

• El tiempo del equipo durante la puesta en marcha y las primeras semanas.
• La calidad de los datos. Si el ERP tiene datos incompletos o duplicados, hay que limpiarlos antes.
• Las integraciones que faltan. Si la herramienta no se conecta con tu ERP o tu multitarificador, alguien tendrá que copiar datos a mano. Te lo contamos en fragmentación de herramientas.
• El cambio de proveedor. Comprueba que puedes exportar tus datos si algún día decides irte.

¿Cómo calcular si te compensa automatizar?

Con tus propios números. Necesitas tres datos:

1. Cuánto tiempo dedica hoy el equipo a la tarea que quieres automatizar.
2. Cuánto de ese tiempo ahorraría la herramienta, según la prueba con casos reales.
3. Cuánto le cuesta a la correduría una hora de trabajo de esa persona.

Un ejemplo con tiempos: si renovar una póliza lleva 20 minutos entre buscar los datos, cotizar en varias compañías y preparar la propuesta, y gestionas 150 renovaciones al mes, son 50 horas al mes. Si la automatización reduce cada renovación a 5 minutos de revisión, liberas unas 37 horas al mes. Multiplica esas horas por lo que te cuesta una hora de trabajo y compáralo con el presupuesto.

Y no cuentes solo el ahorro. Las horas liberadas se pueden dedicar a vender, a la venta cruzada o a llamar a los clientes con riesgo de baja, y eso también tiene valor. Te lo contamos en nuestra guía de gestión de cartera.

¿Qué preguntar al pedir un presupuesto?

Para comparar propuestas de forma justa, pide a cada proveedor que te responda por escrito:

1. ¿Qué incluye exactamente? Procesos, usuarios, volumen y soporte.
2. ¿La puesta en marcha y las integraciones se pagan aparte?
3. ¿Se conecta con mi ERP y mi multitarificador? ¿Quién hace la integración?
4. ¿Qué pasa si supero el volumen contratado?
5. ¿Hay permanencia? ¿Con cuánto tiempo hay que avisar para darse de baja?
6. ¿Puedo probarlo con casos reales de mi correduría antes de decidir?
7. ¿Qué pasa con mis datos si dejo el servicio?